bilgiz.org

Genel sekreterliĞİ resmi yazişmalarda uygulanacak esas ve usüller hakkinda yönetmeliK

  • KAPSAM: Madde 2-Bu Yönetmelik, bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar. DAYANAK
  • TANIMLAR Madde 4- Bu Yönetmelikte gecen; Resmi yazı
  • Elektronik ortam
  • 2. BÖLÜM RESMİ YAZIŞMA ORTAMLARI, NÜSHA SAYISI, BELGE BOYUTU ve YAZI TİPİ
  • NÜSHA SAYISI Madde 6- Kağıt kullanılarak hazırlanan resmi yazılar en az iki nüsha olarak düzenlenir. BELGE BOYUTU
  • BAŞLIK Madde 9
  • SAYI VE EVRAK KAYIT NUMARASI Madde 10
  • ÖRNEK: 3-GÖNDERİLEN MAKAM
  • “Rica ederim.”
  • (Üçlü İmza Örneği)
  • ADRES Madde 22
  • TEKİT YAZISI
  • 4. BÖLÜM RESMİ YAZILARIN GÖNDERİLMESİ VE ALINIŞLARINDA YAPILACAK İŞLEMLER KAYIT KAŞESİ
  • GÖNDEREN ALAN TARİH SENEDİ HAZIRLAYAN
  • SIRA NO Belgenin Konusu (Tarih ve Sayısı) Kopya Adedi
  • SENEDİ İADE EDENİN: Adı ve Soyadı: Görevi : İmzası: Tarih: Saat



  • Tarih01.07.2017
    Büyüklüğü102.51 Kb.
    TipiYazı

    Indir 102.51 Kb.

    KİLİS 7 ARALIK ÜNİVERSİTESİ

    GENEL SEKRETERLİĞİ


    RESMİ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE USÜLLER HAKKINDA YÖNETMELİK

    2004/8125 SAYILI YONETMELİK 02.12.2004 TARCİH VE 25658

    SAYILI RESMİ GAZETEDE YAYIMLANMISTIR


    AMAÇ:

    Madde 1- Bu Yönetmeliğin amacı; resmi yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde Yürütülmesini sağlamaktır.


    KAPSAM:
    Madde 2-Bu Yönetmelik, bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.


    DAYANAK:
    Madde 3- Bu Yönetmelik, 10.10.1984 tarihli ve 3056 sayılı Başbakanlık Teşkilatı Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin Değiştirilerek Kabulü Hakkında Kanunun 2. ve 33. maddelerine dayanılarak hazırlanmıştır

    TANIMLAR

    Madde 4- Bu Yönetmelikte gecen;
    Resmi yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı, resmi Belge, resmi bilgi ve elektronik belgelerdir.

    Resmi belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek Ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla oluşturdukları, gönderdikleri veya sakladıkları belirli bir standart ve içeriği olan belgeleridir.

    Resmi bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü seklinde oluşturdukları, gönderdikleri veya sakladıkları bilgileridir.


    Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi ürünleridir.

    Elektronik Belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve Saklanan her turlu belgedir.

    Dosya Planı: Resmi yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren kodlara ait listedir.

    Yazı Alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm boşluk bırakılarak düzenlenen alandır.

    Güvenli elektronik imza: Münhasıran imza sahibine bağlı olan, sadece imza sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza Sahibinin kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzadır.

    2. BÖLÜM

    RESMİ YAZIŞMA ORTAMLARI,

    NÜSHA SAYISI,

    BELGE BOYUTU ve

    YAZI TİPİ


    RESMİ YAZISMA ORTAMLARI

    Madde 5- Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kağıt Kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır.

    Kağıtla yapılan resmi yazışmalarda daktilo veya bilgisayar kullanılır. Butür yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks ile de gönderilebilir.

    Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde resmi yazı ile teyidinin yapılması gerekir.

    Elektronik ortamdaki yazışmalar ilgili mevzuatta belirlenen güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.


    Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de isleme alınır.

    Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler adına resmi elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmi yazışmalar bu adresler arasında yapılır.

    NÜSHA SAYISI
    Madde 6- Kağıt kullanılarak hazırlanan resmi yazılar en az iki nüsha olarak düzenlenir.
    BELGE BOYUTU

    Madde 7- Resmi yazışmalarda A4 (210X297 mm) ve A5 (210X148 mm) boyutunda kağıt kullanılır.


    YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU
    Madde 8- Bilgisayarla yazılan yazılarda “Times New Roman” yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır. Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir
    3. BÖLÜM

    RESMİ YAZILARIN BOLUMLERİ



    BAŞLIK

    Madde 9-Baslık, yazıyı gönderen kurum ve kurulusun adının belirtildiği bölümdür. Bu bölümde amblem de yer alabilir.
    Baslık, kağıdın yazı alanının üst kısmına ortalanarak yazılır. ilk satıra “T.C.” kısaltması, ikinci satıra kurum ve kurulusun adı büyük harflerle, üçüncü satıra ise ana kurulusun ve birimin adı küçük harflerle ortalanarak yazılır. Baslıkta yer alan bilgiler üç satırı geçemez.

    Bakanlıklar ile bağlı ve ilgili kuruluşların taşra teşkilatlarında kullanılan Baslıklar 5442 sayılı il idaresi Kanunu hükümlerine uygun olarak düzenlenir. Bölge müdürlüklerinde ise bakanlığın adının altına hangi bölge teşkilatı olduğu yazılır (Örnek: 1)


    ÖRNEK: 1-BAŞLIK

    T.C.

    KİLİS 7 ARALIK ÜNİVERSİTESİ



    Meslek Yüksekokulu Müdürlüğü
    T.C.

    KİLİS 7 ARALIK ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ

    Öğrenci İşleri Dairesi Başkanlığı
    T.C.

    KİLİS 7 ARALIK ÜNİVERSİTESİ

    Güzel Sanatlar Fakültesi Dekanlığı
    T.C.

    KİLİS 7 ARALIK ÜNİVERSİTESİ REKTORLUĞU

    Döner Sermaye İsletme Müdürlüğü


    SAYI VE EVRAK KAYIT NUMARASI


    Madde 10- Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki“Sayı:” yan baslığından sonra yazılır.
    Bu ifadeden sonra kod numarası verilir. Kod numarasından sonra kısa çizgi (-) işareti konularak dosya numarası, dosya numarasından sonra (-) işareti konularak evrak kayıt numarası yazılır. Genel evrak biriminden sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti konulur.

    Evrak kayıt numarası, yazıyı gönderen birimde ve/veya kurumun genel evrak biriminde aldığı numaradır (Örnek: 2)

    TARİH
    Madde 11-Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bolumu, sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en sağında yer alır.

    Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti konularak yazılır.

    KONU
    Madde 12-Konu, sayının bir aralık altına “Konu:” yan baslığından sonra, başlık bölümündeki “T.C.” kısaltması hizasını geçmeyecek bicimde yazılır. Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir.

    UYARI
    Konu sonunda; “Hk”, “Dair”, “Ait “ gibi kısaltmalar yapılmaz!


    •KONU: ilk satıra sığmazsa, alt satır sözcüğünün altı boş bırakılarak, ilk satırın hizasından başlatılır.

    GÖNDERİLEN MAKAM


    Madde 13-Gönderilen makam; yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi ile bunların bulundukları yeri belirtir. Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır. Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer hususlar parantez içinde küçük harflerle

    ikinci satıra yazılır.


    Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.
    Kişilere yazılan yazılarda; “Sayın” kelimesinden sonra ad küçük, soyadı büyük, ünvan ise küçük harflerle yazılır (Örnek: 3)

    ÖRNEK: 3-GÖNDERİLEN MAKAM
    REKTÖRLÜK MAKAMINA

    (Yapı İşleri ve Teknik Daire Başkanlığı)


    KİLİS VALİLİĞİNE

    (İl Milli Eğitim Müdürlüğü)


    YÜKSEKÖĞRETİM KURULU BAŞKANLIĞINA
    Sayın Prof. Dr. İsmail GÜVENÇ

    Anadolu Üniversitesi A.Ö.F. Kilis İl Koordinatörü

    METİN
    Madde 15-Metin, “İlgi”den sonra başlayıp “İmza”ya kadar süren kısımdır.
    Metne, “İlgi”nin son satırından itibaren iki aralık, “İlgi” yoksa gönderilenlerden sonra üç aralık bırakılarak başlanır.
    Metindeki kelime aralarında ve nokta, virgül, soru işareti gibi yazı unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır.
    Paragraf baslarına yazı alanının 1.25 cm içerisinden başlanır. Paragraf başı yapılmadığı durumlarda paragraflar arasında bir satır aralığı boşluk bırakılır
    Metin içinde geçen sayılar rakamla ve/veya yazı ile yazılabilir. Önemli Sayılar rakam ile yazıldıktan sonra parantez içerisinde yazı ile de gösterilebilir.
    Metin içinde veya çizelgelerde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda gruplar arasına nokta (22.465.660), sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise virgül (25,33 - yirmi beş tam yüzde otuz üç) kullanılır.
    Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile Türkçe Sözlük esas alınarak dil bilgisi kurallarına göre yasayan Türkçe ile yazılır.
    Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve gereksiz tekrardan kaçınılır. Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu’nda bulunmayan kısaltmaların kullanılmasının zorunlu olduğu durumlarda, kısaltmanın ilk kullanıldığı yerde parantez içinde kısaltmanın açık biçimi gösterilir

    Alt makama yazılan yazılar“Rica ederim.”Üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar “Arz ederim.

    Üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak yazılan yazılar “Arz ve rica ederim.”


    biçiminde bitirilir.

    Madde 16- Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk bırakılarak yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı ve Unvanı yazı alanının en sağına yazılır. İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır. Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile imzalar.
    Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle yazılır. Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır. Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle ve kısaltılarak yazılır.

    Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının gideceği makama göre kurum/kurulusun “imza yetkileri yönergesine veya yetkili makamlarca verilen imza yetkisine uyularak seçilir.


    Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen kişi imzaladığında, İmzalayanın ad ve soyadı birinci satıra, yetki devredenin makamı “Başbakan a.”, “Vali a.” ve “Rektör a.” biçiminde ikinci satıra, imzalayan makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.
    Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı “Başbakan V.”, “Vali V.” ve “Rektör V.”biçiminde ikinci satıra yazılır (Örnek: 5)

    ORNEK: 5


    İmza

    ASIL Prof. Dr. İsmail GÜVENÇ

    Rektör

    İmza

    YETKİ DEVRİ Prof. Dr. Abdulkadir YILDIZ

    Rektör a.

    Rektör Yardımcısı

    İmza


    Prof. Dr. Osman TÜRER

    VEKALET Rektör V.

    Yazının iki yetkili tarafından imzalanması durumunda üst makam Sahibinin adı, soyadı, unvanı ve imzası sağdadır.



    (İkili İmza Örneği)

    İmza İmza

    Prof. Dr. Osman TÜRER Prof. Dr. İsmail GÜVENÇ

    Rektör Yardımcısı Rektör


    İkiden fazla yetkili tarafından imzalanması durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı, unvanı ve imzası solda olmak üzere yetkililer makam sırasına göre Soldan sağa doğru sıralanır.

    (Üçlü İmza Örneği)

    İmza İmza İmza

    Prof. Dr. İsmail GÜVENÇ Prof. Dr. Osman TÜRER Yrd. Doç. Dr. Abdullah SOYSAL

    Rektör Rektör Yardımcısı Genel Sekreter



    ONAY

    Madde 17- Onay gerektiren yazılar ilgili birim tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.


    Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük harflerle “OLUR” yazılır.
    “OLUR”un altında onay tarihi yer alır. Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır

    (Örnek: 6-A)
    ÖRNEK: 6-A ONAY
    REKTÖRLÜK MAKAMINA
    .......................................................................................................................................................................................

    .........................................................................................................................................................................................................

    .........................................................................................................................................................................................................

    ........................................................................................................................................................................................

    .........................................................................................................................................................................................................
    İmza

    Yrd. Doç. Dr. Abdullah SOYSAL

    Genel Sekreter

    O L U R


    02/11/2007

    (İmza)


    Prof. Dr. İsmail GÜVENÇ

    Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili “Uygun görüşle arz ederim.” ifadesiyle onaya katılır. Bu ifade, teklif eden birim ile onay bolumu arasına uygun boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.

    (Örnek: 6-B)

    ÖRNEK: 6-B ONAY

    ..................... MAKAMINA

    .............................................................................................................................................................................

    ........................................................................................................................................................................................................................................................

    ....................................................................................................................................................

    ...............................................................................................................................................................................

    ......................................................................................................................................................................................................

    ........................................................................................................................................................................................................................................................

    ........................................................................................................................................................................................................................................................

    .........................................................................................................................................................................................................................................

    İmza


    Yrd. Doç. Dr. Abdullah SOYSAL

    Genel Sekreter

    Uygun görüşle arz ederim.

    01/11/ 2007

    (İmza)

    Prof. Dr. Abdulkadir YILDIZ



    Rektör Yardımcısı

    O L U R


    01/11/2007

    (İmza)


    Prof. Dr. İsmail GÜVENÇ

    Rektör



    ÖRNEK: 7-EKLER
    EKLER:

    1- Yazı örneği (... sayfa)

    2- Yönetmelik (... sayfa)

    EKLER:


    1- Rapor (... sayfa)

    2- CD/Disket (.... adet)

    DAĞITIM:

    Meslek Yüksekokulu Müdürlüğüne

    İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığına (Ek-1 konulmadı)

    Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığına (Ek konulmadı)

    Eğitim Fakültesi Dekanlığına (Ek-2 konuldu)

    ÖRNEK: 8-DAĞITIM

    DAĞITIM:

    Gereği: Bilgi:

    Tüm Akademik Birimlere İdari Mali İsler Daire Başkanlığı

    Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı

    DAĞITIM:

    Tum Akademik Birimlere


    DAĞITIM
    Madde 19- Dağıtım, yazıların gereği ve bilgi için gönderildiği yerlerin protokol sırası esas alınarak belirtildiği bolumdur. “EKLER”den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı alanının soluna “DAĞITIM:” yazılır. Ek yoksa dağıtım EKLER’in yerine yazılır.

    Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar, “Gereği” kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi istenenler ise “Bilgi” kısmına protokol sırasıyla yazılır. “Gereği” kısmı dağıtım baslığının altına, “Bilgi” kısmı ise “Gereği” kısmı ile aynı satıra yazılır.


    “Bilgi” kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan “DAĞITIM” baslığının altına yazılır.

    PARAF
    Madde 20-Yazının kurum içinde kalan nüshası, yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en fazla 5 görevli tarafından paraf edilir. Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı alanının solunda yer alır.

    Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar elektronik onay yoluyla alınır.

    Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde kısaltılarak yazılır, (:)

    işareti konulduktan sonra büyük harfle adının bas harfi ve soyadı yazılır.

    El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır. (Örnek: 9)

    ORNEK: 9-PARAF

    …/11/2007 Bil.İşl. : M YİĞİTER (Paraf)

    …/11/2007 Sb. Md. : M. ALKAN (Paraf)

    …/11/2007 Gn. Sek. Yard.: V. SARITAŞ (Paraf)

    …/11/2007 Gn. Sek. : A. SOYSAL (Paraf)

    …/11/2007 Rektör Yrd. : Prof. Dr. A. YILDIZ (Paraf)
    KOORDİNASYON
    Madde 21-Başka birimlerle işbirliği yapılarak hazırlanan yazılarda, Paraf bölümünden sonra bir satır aralığı bırakılarak “Koordinasyon:” yazılır ve işbirliğine dahil olan personelin unvan, ad ve soyadları paraf bölümündeki bicime uygun olarak düzenlenir. (Örnek: 10)
    ÖRNEK: 10- KOORDİNASYON
    …/11/2007 Bil.İşl. : M. YİĞİTER (Paraf)

    …/11/2007 Sb. Md. : M. ALKAN (Paraf)

    …/11/2007 Gn. Sek. Yard. : M. KARACİF (Paraf)

    …/11/2007 Gn. Sek. : A.SOYSAL (Paraf)

    …/11/2007 Rektor Yrd. : Prof. Dr. O. TÜRER (Paraf)

    Koordinasyon:

    …/11/2007 Huk. Müş. : A. KOÇYİĞİT (Paraf)

    …/11/2007 İMİD Bsk . : V. SARITAŞ (Paraf)




    ADRES
    Madde 22-Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum ve kurulusun adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri Yazılır. İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.
    Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün sağında yer alır.
    GİZLİ YAZILAR
    Madde 23-Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir.

    Gizlilik dereceleri;

    – çok gizli,

    – gizli,


    – özel,

    hizmete özel,

    Şeklinde görev alanı ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.
    İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR

    Madde 24- Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap verilmesi gereken tarih metin içinde, yazının ivedi ve günlü olduğu ise Sayfanın sağ üst kısmında buyuk harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir.

    Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla yükümlüdür.

    TEKİT YAZISI

    Resmi yazılara uygun surede cevap verilmemesi durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı yazılır.




    SAYFA NUMARASI
    Madde 25- Sayfa numarası, yazı alanının sağ altına toplam sayfa sayısının kaçıncısı olduğunu gösterecek şekilde verilir.

    (Örnek: 1/9, 2/7, 5/32).




    ASLINA UYGUNLUK ONAYI
    Madde 26- Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır" ifadesi yazılarak imzalanır ve mühürlenir.
    Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik tedbirleri alır.

    4. BÖLÜM RESMİ YAZILARIN GÖNDERİLMESİ

    VE ALINIŞLARINDA YAPILACAK İŞLEMLER
    KAYIT KAŞESİ
    Madde 27- Gelen evrak, “Örnek 11’e yer alan kayıt kasemiz” kullanılarak kaydedilir. Bu kaşe evrakın arka yüzüne basıldıktan sonra evrakın tarih ve sayısı yazılır, üniversitemiz içinde hangi

    Bölümü ilgilendiriyorsa o bolumun karsısına gereği yapılmak veya bilgi vermek maksadıyla (x) işareti konulur.

    Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda, doğrulama yapıldıktan sonra yazı ilgili birime gönderilir.






    KAYIT KAŞESİ




    KİLİS 7 ARALIK ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ

    GELEN EVRAK

    ÖZEL KALEM




    GENEL SEKRETERLİK




    PERS. DBŞ.




    ÖĞR. İŞL. DBŞ.




    İDARİ MALİ İŞL. DBŞ.




    SAĞLIK KÜL. DBŞ.




    YAPI İŞL.




    BİLGİ İŞL.




    KÜT. VE DÖK. DBŞ.




    DÖN. SER. İŞL. MÜD.




    STRATEJİ GEL. DBŞ.




    DİĞER




    TARİH VE SAYI



    :


    YAZILARIN GÖNDERİLMESİ

    Madde 28- Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde, yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında yer alır. Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik derecesi ise Sağ üst köşeye gelecek bicimde kırmızı renkle belirtilir.


    Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. İç zarfa yazı konulur, zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır. iç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi sağ üst köşeye gelecek bicimde kırmızı renkle belirtilir.

    İç zarf ve Örnek 12’de gösterilen iki suret evrak senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi kırmızı renkli olarak belirtilir.


    Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır.
    Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve gönderilen belgelerin gizli olması durumunda bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin konu kısmına gizlilik derecesi yazıl


    GÖNDEREN

    ALAN

    TARİH

    SENEDİ HAZIRLAYAN













    SIRA NO

    Belgenin Konusu

    (Tarih ve Sayısı)

    Kopya Adedi

    Kopya No

    Ekler

    Dil



















    SENEDİ İADE EDENİN:

    Adı ve Soyadı:

    Görevi :

    İmzası:

    Tarih:

    Saat:

    ÇOK GİZLİ” GİZLİLİK DERECELİ YAZILARIN ALINMASI




    Madde 29- “Çok gizli” gizlilik dereceli yazılarda, dış zarfı açan görevli iç zarf üzerinde yer alan “çok gizli” ibaresini gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar. Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini İmzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade eder.






        Ana sayfa


    Genel sekreterliĞİ resmi yazişmalarda uygulanacak esas ve usüller hakkinda yönetmeliK

    Indir 102.51 Kb.