bilgiz.org

Belge Yönetiminin Değişen Yüzü: Standartlaşma Çalışmaları ve Uluslararası Uygulamalar

  • Anahtar Sözcükler
  • Keywords
  • Belge Yönetimi Alanında Ortak Çalışmalara Yöneliş
  • Küresel Uyum Sürecinde Belge ve Arşiv Alanında Yasal Düzenlemeler
  • Birleşmiş Milletler Çerçevesinde Geliştirilen Yasal Düzenlemeler
  • Elektronik Belge Yönetimi Uygulamaları



  • Sayfa1/4
    Tarih08.07.2017
    Büyüklüğü171.17 Kb.

    Indir 171.17 Kb.
      1   2   3   4




    Değişen Koşularda Belge Yönetimi Çalışmaları ve Uluslararası Uygulamalar

    Özgür Külcü

    Hacettepe Üniversitesi Bilgi ve Belge Yönetimi Bölümü, 06800 Beytepe, Ankara. kulcu@hacettepe.edu.tr


    Changing Face of Records Management: Standardization Studies and International Practices
    Öz

    Geleneksel belge yönetimi kurumsal çerçevede belgelerin yönetimine dönük uygulama programlarından oluşmaktadır. Özellikle 90’lı yıllarla birlikte belge yönetimi, değişen koşulların da etkisiyle çok daha geniş çerçevede tanımlanmaya başlanmıştır. Toplumsal yaşamda, yönetim anlayışındaki değişim ve küreselleşme, belge işlemlerinin elektronik ortama taşınması ve elektronik belge yönetimi ile iletişim teknolojileri, belge yönetimi çalışmalarını uluslararası boyuta taşımıştır. Bu çerçevede makalede, belge yönetimi alanında geliştirilen ulusal ve uluslararası düzenlemelerin, standartların ve uygulama modellerinin değerlendirilmesi amaçlanmıştır.



    Anahtar Sözcükler: Uluslararası belge yönetimi, standartlaşma, değişim
    Abstract

    Traditionally records management was being consists of the practical programs that only comprised to records management studies in institutional surrounds. But especially after 90s, records management has been described broader than ever, because of the effects of changing conditions. Developments and globalization in social life and management approaches, migration of the records processes to electronic media and electronic records management, and communication technology are transferred to records management studies to the international platform. In that scope this study aims to evaluate the international and national regulations, standards and practical models in the area of records management

    Keywords: International records management, standardization, innovation


    1. Giriş

    Kurumsal amaçlara yönelik üretilen ve kullanılan belgelerin, tasarımından ayıklanmasına kadar her aşamada etkin yönetimini sağlama, belge yönetiminin çalışma kapsamını ortaya koymaktadır. Belge yönetimi kurumsal iletişimin etkinleşmesi, yönetimin doğru kararlar verebilmesi, geriye dönük uygulamaların ortaya konulabilmesi ve kurumsal denetim sağlanabilmesi için belgelerin doğru zamanda, istenildiği kadar üretilmesi, düzenlenmesi, dağıtılması, saklanması, ayıklanması ve güncelliğini kaybetmesiyle birlikte arşivlere göndermesi ya da kullanım değerini tamamen yitirmesiyle birlikte imhasını amaçlamaktadır. Bu amaçlar kurumsal yönetimin görev ve sorumlulukları arasında sayılmaktadır. Kurumlar yürüttükleri iş ve işlemlere yönelik bilgi ve belge kaynaklarını, yasal düzenlemeler ve idari gereklilikler doğrultusunda yönetmek durumundadırlar. Öte yandan değişen koşullar, bilgi ve belge sistemlerini etkileyebilmekte, yeni koşullara uygun program ve uygulamaların gerçekleştirilmesini gerekli kılabilmektedir.

    Çalışmada bu çerçevede özellikle 70’li yıllarla birlikte belge yönetimi alanında gözlenen değişim, elektronik belgeler ve elektronik belge yönetimi, uluslararası çalışmalara yöneliş ve bu kapsamda geliştirilen belli başlı düzenlemeler, standartlar ve uygulama örnekleri incelenmektedir. Belge yönetimi alanında değişime yön veren iki temel etken olan küreselleşme ve elektronik belge yönetiminin, alanın gelişimine ivme kazandırdığı düşünülmektedir. Bu varsayımı destekleyen gelişmelerin ele alındığı çalışmada, yaşanan sürecin ülkemize yansımalarına da değinilmektedir. Günümüzde standartlaşma kurumsal çevrenin ötesinde uluslararası ilişkilerin vazgeçilmez unsuru haline gelmiştir. Kurulan ticari, kültürel, bilimsel vb. çeşitli ilişkiler gün geçtikçe artmakta, elektronik ortamın da etkisiyle mesafe kavramı ortadan kalkmaktadır. Bu çerçevede uluslararası dernek, birlik, oluşum vb. teşkilatlar ortak bir anlayışı ve asgari kalite ölçütlerini belirlemeye ve gerektiğinde denetlemeye yönelmektedirler. Bu gelişmelere belge yönetimi alanı iyi bir örnek oluşturmaktadır. Çalışma içerisinde yer aldığı gibi elektronik ticaret ilkelerini belirlemeye yönelen Birleşmiş Milletler, aynı zamanda elektronik belgelerin geçerliliği ve elektronik imza konusunda çalışmalar yapmak durumunda kalmış, ülkemizin de dâhil olduğu pek çok ülke belirlenen ölçütlere uygun düzenlemeleri yasallaştırmıştır. Yine Uluslararası Standartlar Örgütü ISO (International Standardization for Organization) kurumsal uygulamalara yönelik genel kalite standartlarını, ‘kalite sistem dokümantasyonu’ adı verilen, belge yönetimi ve dokümantasyon çalışmalarına dayanan bir dizi uygulama ölçütü geliştirmiştir. Çalışma içerisinde değinilen bu ve benzeri uygulamaların geliştirilmesi, kısa sayılabilecek bir sürede ülkemizin de içinde olduğu geniş bir coğrafyada benimsenmesini tetikleyen temel iki etken, küreselleşme ve elektronik uygulamaların yaygınlaşmasıdır. Çalışmada bu çerçevede, özellikle 90’lı yıllarla birlikte ivme kazanan belge yönetimi alanında gelişmeleri tetikleyen unsurlara yönelik bir durum saptaması yapmak ve geliştirilen düzenleme ve standartlar ile uygulama modellerini değerlendirmek amaçlanmıştır. Bu gelişmelerin yansımalarının küresel etkileri, ilgili alanlarda benzer düzenlemelerin ülkemizin de dâhil olduğu pek çok ülkede yasallaşması ya da yasallaşma aşamasında olmasıyla gözlemlenebilir. Bu kapsamda Avrupa Birliği içerisinde geliştirilen düzenlemeler başka bir çalışmanın konusu olduğundan burada değinilmemiştir.

    Belge Yönetimi Alanında Ortak Çalışmalara Yöneliş

    Yeni teknolojiler, dinamik örgütlenmeler, küreselleşmenin ekonomik ve sosyal etkileri, iletişim alanındaki baş döndürücü gelişmeler, belge ve arşiv çalışmalarının geleneksel yaklaşımların ötesinde tanımlanmasını gerektiren radikal gelişmelere işaret etmektedir. Tüm bu unsurlar, organizasyonları sadece kurum içi yeniden yapılandırma çalışmalarına zorlamamakta, aynı zamanda uluslararası uygulamalar ve standartlara yönelişi gerektirmektedir (Duff, W. ve McKemmish S. , 2000, s.4). Belge yönetimi alanında ortak çalışmalar beraberinde çeşitli avantajlar ve dezavantajlar da getirmektedir. Avantajlar;



    • Paylaşım yoluyla olanakların daha etkili olarak kullanımı,

    • Aynı işe yönelik gereksiz iş gücü ve kaynak kullanımının ortadan kaldırılması,

    • Deneyim ve gelişmelerin paylaşımı,

    • Belge işlemlerinin daha merkezi ve profesyonel olarak gerçekleştirilmesi,

    • Politik ve ekonomik destek ile kamuoyu yaratma gücünün artışı gösterilebilir.

    Dezavantajlar arasında ise:

    • Ortak çalışmaların getirdiği bağımlılık,

    • Farklı kurumların önceliklerine yönelik birlikte karar almanın güçlüğü,

    • Fiziksel mesafenin yarattığı sorunlar,

    • Yasa ve uygulamaların yarattığı sınırlamalar sıralanabilir (Mims, 2004:49).

    Belge yönetimi alanında ortak çalışmaların yarattığı olumlu etkiler yanında, birlikte çalışma kültürünün yarattığı olumsuz unsurların mutlaka göz önünde tutulması gerekmektedir.

    Öte yandan uluslararası kuruluşlar üzerine gerçekleştirilen bir araştırma, bu alanda faaliyet gösteren kurumların bir yılda ürettikleri belge miktarının %20 ile %60 oranında artış gösterdiğini ortaya koymuştur (Stephens, 2005, s.29). Bu araştırmada elde edilen bir diğer ilginç veri, kurumların veri yönetimi adı altında elektronik ve basılı belgeleri, yaşam döngüsü yaklaşımı çerçevesinde denetim altına almaya başlamasıdır. Ancak bu durum iki farklı konunun gündeme girmesine yol açmaktadır. İlki birbirinden yapı ve işleyiş olarak farklı örgütlenen kurumların, hukuki ya da ticari ilişkilerinde nasıl bir ortak yapılanmaya gidecekleri; diğeri çoğu zaman tek başına bir kurumun geliştirmesi mümkün olmayan uygulama ve standartların, kim tarafından ve nasıl oluşturulacağı konusudur. Belge yönetimi alanında yaşanan bu sorunlara çözüm üretme noktasında, meslek dernekleri ve uluslararası kuruluşların çalışmaları ön plana çıkması gerekmektedir.



    Küresel Uyum Sürecinde Belge ve Arşiv Alanında Yasal Düzenlemeler

    Yönetim ve idari sistemlerdeki değişim, yeni uygulamalara dönük yasal düzenlemelerin geliştirilmesini gerektirmektedir. Uzun yıllar belge yönetimi uygulamaları belirli bir kurum, bölge ya da ulusal çerçevede düşünülmüştür. Ancak küreselleşen koşullarla bölgesel ya da ulusal sınırları aşan düzenlemelere duyulan gereksinim, beraberinde uluslararası etkileri olan yasal düzenlemelerin geliştirilmesine yol açmıştır. Böylece belge yönetimi alanında bölgesel etkileri olan düzenlemeler, uluslararası boyuta taşınmıştır.

    Belge yönetimi alanında yasal düzenlemeler, sorunların sıklıkla yaşandığı alanlarda ön plana çıkmaktadır. “Dava Riskinde Kaçınma Girişimleri (Litigation Risk Avoidance Initiatives) olarak tanımlanan bu çabaların, özellikle ABD’de yoğunlaştığından söz edilmektedir. ABD’de belge koruma ve belge saklama işlemleri ile ilgili yaptırımlar içeren yaklaşık 10.000 ile 20.000 arasında yasal düzenlemenin olduğu ve işlemlerinin nasıl yürütüleceği konusunda oldukça sıkıntıların yaşandığı söylenmektedir (Stephens, 2001, s.66). Öte yandan küresel anlamda ortaklıklar kurumları, bölgeleri ve ülkeleri birlikte hareket etme noktasında benzer düzenlemeler yapmaya itmektedir. Birbirleriyle iletişim halinde olan farklı yapıdaki örgütler, kurumsal iletişim ve doğrulama eylemlerinin resmi yönünü oluşturan belgelerin yönetimi konusunda daha sade, anlaşılır ve ortak bir dile gereksinim duymaktadırlar. Örneğin Avrupa Birliği müktesebatı çerçevesinde çıkarılan yasal düzenlemeler, eşgüdümlü uygulamaları ve ortak bir dili geliştirmeyi amaçlamaktadır. AB özellikle 90’lı yıllarla birlikte belge iletişimi ve belge işlemlerinde yeknesaklığı sağlamak üzere bir dizi talimat yayımlamıştır. Bu talimatlar belge iletişimi, koruma ve saklama çalışmalarında uyulması gererken ilkeleri ortaya koymuştur (Stephens, 2001, s.66). Belge işlemlerinde yasal sorun yaşanmaması için kurumsal iş ve işlemleri etkileyen tüm unsurların göz önüne alınması ve bu çerçevede saklama koşullarının yerine getirilmesi gerekmektedir. McFarland (2005, s.69) ABD’de Enron Skandalı soruşturmasındaki en ağır cezalardan birinin nedeni olarak kayıtların yasal saklanma dönemlerinden önce imha edilmesini bu duruma örnek göstermektedir.

    Belge yönetimi alanını doğrudan etkileyen küresel düzenlemelerin önemli bir bölümü Birleşmiş Milletler tarafından çıkartılmaktadır. Bu nedenle Birleşmiş Milletler çerçevesinde yürütülen çalışmaların ayrıca ele alınmasında yarar görülmektedir.



    Birleşmiş Milletler Çerçevesinde Geliştirilen Yasal Düzenlemeler

    Küresel e-ticaretin gelişimi karşısında Birleşmiş Milletler tarafından 1996 yılında Uluslararası Ticaret Komisyonu (United Nations Commission on International Trade Law) kurulmuştur. Komisyon, sayısal ortamlarda yer alan belgelerin korunmasına yönelik ilk uluslararası düzenlemeyi hazırlamış ve 1998 yılında yayımlamıştır. Birleşik Elektronik Delil Yasası (Uniform Electronic Evidence Act) olarak bilinen düzenleme, ABD dâhil olmak üzere pek çok ülke tarafından uyarlanmıştır. Düzenlemenin temel hedefleri arasında, ülkelerin belge koruma konusunda ulusal çalışmalarında eşgüdümün sağlanması ve teknolojik gelişmelere paralel sayısal ortama taşınan ilişkilerin koşullarının tanımlanması yer almaktadır. E-ticaretin yaygınlaşmasına paralel elektronik ortamda belgelerin özgünlüğü, sayısal imza, belgelerin saklama koşulları ve süresi gibi konular, geliştirilen düzenleme kapsamında ele alınmaktadır (Stephens, 2001, s.67; United Nations,1998).

    Düzenleme genel olarak belgelerin özgünlüğü, güvenilirliği ve kanıt niteliğini tanımlamaya yönelmektedir. Metin içerisinde elektronik belge; “herhangi bir bilgisayar sistemi ya da benzer araç tarafından üretilen ya da bu ortamlarda yer alan kaydedilmiş ya da depolanmış veri” olarak tanımlanmıştır. Belgenin elektronik olması bu ortamlarda üretilmesi ya da depolanmasından kaynaklanmakta, manyetik ya da “smart” kartlar üzerindeki verileri kapsamaktadır. Ancak faks ya da teleks bilgileri ile dijital telefon konuşmaları ve sesli mesajlar (voice mail) eğer elektronik ortamda değilse kapsam dışı kalmaktadır. Aynı şekilde elektronik ortama veya herhangi bir Web sayfasına taşınmamışsa, video kayıtları düzenleme kapsamında değerlendirilmemektedir (Spratt, 2004,s.8; United Nations, 1998).

    Günümüzde çok uluslu kurumlar, kâğıda dayalı belge korumadan, sayısal ortamda belge koruma anlayışına doğru hızlı bir geçiş yapma zorunluluğuyla karşı karşıyadır. Bu geçişin uzman belge yöneticilerinden yoksun olarak gerçekleştirilmesi mümkün değildir. Yukarıda dile getirilen yasal düzenlemenin, e-ticaret ve e-belge yönetimi gereksinimlerini karşılayabilecek nitelikte olduğu görülmektedir.

    Birleşmiş Milletler Uluslararası Ticaret Komisyonu (UN Commission on International Trade) tarafından 1996 yılında geliştirilen bir diğer düzenleme, Birleşmiş Milletler Elektronik Ticaret Model Yasasıdır (United Nations Model Law on Electronic Commerce). Bu yasa, e-ticaretin giderek yaygınlaşması üzerine, üye ülkelerin kendi aralarında ya da ulusal düzeyde gerçekleştirdikleri ticari iş ve işlemlerde uygulanacak yasal koşulları belirlemek amacıyla geliştirmiştir. Genel olarak kâğıda dayalı ortamların yerini alan elektronik ortamdaki ticari ilişkileri tanımlamayan yasa, ülkelerin kendi e-ticaret yasalarını çıkarmalarına model olmayı amaçlamıştır (Spratt, 2004, s.8; United Nations,1996).

    Elektronik Belge Yönetimi Uygulamaları

    Elektronik belge yönetimi giderek önemini artırmaktadır. Örneğin ABD’de yapılan bir araştırmaya göre, kamu kesiminde üretilen belgelerin yarıdan fazlasının artık elektronik ortamda üretildiği ya da saklandığı saptanmıştır. Benzer örnekler AB için de verilmektedir. Belgelerin elektronik ortada saklanması ve erişimi, belgelerin sadece belge formlarının değil bilgi içeriklerinin korunması ve erişimi için de önemlidir. Basılı belgeler üzerine hizmet geliştiren arşivler, ilke olarak belgelerin içeriğinin değil, formlarının korunması ve erişimine yönelik politikalar oluşturmuşlardır. Ancak elektronik ortamda üretilen ya da bu ortama aktarılan belgeler, kullanıcılarına içeriğe bağlı çok yönlü erişim olanağı sunmaktadır (MacKenzie, 1999, s.29; Sprehe, 2005, s.24). Bu saptamalarla birlikte, henüz e-belge yönetimine dönük geliştirilen uygulamaların gereksinimleri karşılamaktan uzak olduğu dile getirilmektedir. Elektronik belge yönetimi çalışmalarının genelde ulusal arşivler tarafından yürütüldüğü ya da desteklendiği görülmektedir. Özellikle ABD, Avustralya, İngiltere ve Kanada ulusal arşivlerinin çalışmaları dikkat çekmektedir. Buna karşın yukarıda değinilen ulusal arşivlerin ortak ya da benzer belge yönetim geleneğinden geldiği ve e-belge yönetime dönük uygulamaların da büyük ölçüde birbirleri ile örtüştüğü bilinmektedir (MacKenzie, 1999, s.29; Sprehe, 2005, s.24).

    ABD’de elektronik belge yönetimi politikalarının belirlenmesine yönelik ilk çalışma, 1997 yılında Federal Bölge Mahkemesinin aldığı bir karara dayandırılmaktadır. Kararda kullanılan ‘Genel Belge Şeması 20’ (Generel Records Schudle GRS 20)’nın güncel gereksinimleri karşılayamadığı ortaya konulmuştur. Bunun üzerine 1998 yılında özellikle ABD Ulusal Arşivi-NARA ve Amerikan Savunma Bakanlığının ortak girişimleriyle, Elektronik Belge Yönetim Yazılım Uygulamalarının Tasarım Kriterleri 5015.2 hazırlanmıştır (DoD 2002; MacKenzie, 1999:29).

    Avustralya’da Ulusal Arşiv tarafından elektronik belge korumaya yönelik birçok doküman yayımlamıştır. Bunların önemli bir kısmı Avustralya Ulusal Belge Yönetim Standardı (AS 4390) çerçevesinde hazırlanmıştır (MacKenzie, 1999:30; National…2006).

    İngiltere’de ise, İngiliz Ulusal Arşivince elektronik veri içeren istatistik ya da ekonomi (örneğin araştırma veri tabanları) kaynaklarına yönelik Londra Üniversitesi ile birlikte Ofis Sistemlerinde Elektronik Belgeler adlı bir program geliştirilmiştir. İngiliz Ulusal Arşivi 1999 yılında ‘Elektronik Belge Yönetim Sistemleri İçin İşlevsel Gereksinimleri (Functional Requirements for Electronic Records Management Systems) yayımlamıştır. 2002 yılında gözden geçirilen rehberde, özellikle; belge yönetim programlarının geliştirilmesinde izlenecek yöntemler, belgelerin tanımlanmasında kullanılabilecek örnek üst veri unsurları, dosyalama uygulamaların geliştirilmesine dönük yöntemler ve güncel olmayan belgelerin transferine ilişkin ayrıntılı bilgiler yer almaktadır (National Archives of Unites Kingdom, 2002).

    Kanada’da elektronik belgelere yönelik rehberler, diğer ülkelerde olduğu gibi Kanada Ulusal Arşivi tarafından yayımlamaktadır. Özellikle 25 kamu kurumunun katılımıyla Ulusal Arşiv tarafından oluşturulan Bilgi Yönetimi Formu (Information Management Form), pek çok alanda olduğu gibi e-belge yönetimi konusunda çeşitli rehberler ve dokümanlar hazırlamıştır (Information Use Management and Policy Institute, 2006).

    Elektronik belge yönetimi konusunda pek çok ortak çalışma grubu oluşturulmuştur. Bu grupların en önemlilerinden biri, Kanada’da British Colombia Üniversitesinden Profesör Luciana Duranti tarafından 1999 tarihinde başlatılan ve 3 yıl sonra hayata geçen “INTERPARES” Girişimi (Eşitler arasında anlamına geliyor. Açık adı ‘Elektronik Sistemlerde Kalıcı Otantik Belgeler Üzerine Uluslararası Araştırma’ (International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems)’dır. Girişimin amaçları; arşiv alanında uygulamalar geliştirme, elektronik ortamda belgelerin uzun dönemler için korunması ve kullanımını sağlama, politikalar, stratejiler ve standartlar oluşturma olarak özetlenmektedir. Girişim, bilgi teknolojisi endüstrisinden uzmanların katılımı ile ABD, Avustralya, Kanada, İtalya ve çeşitli Avrupa Birliği ülkeleri ile bölgesel girişimleri bünyesinde toplamıştır (INTERPARES, 2006; MacKenzie, 1999, s.30).

      1   2   3   4






        Ana sayfa


    Belge Yönetiminin Değişen Yüzü: Standartlaşma Çalışmaları ve Uluslararası Uygulamalar

    Indir 171.17 Kb.